Hace algunos días dimos inicio a una nueva saga, o mini saga, sobre cómo dominar Google Docs. En la primera parte, hablamos un poco de este servicio, recalcando sus principales ventajas y viendo como crear documentos desde el sitio o subirlos del escritorio, así como compartirlos.

Hoy veremos los últimos contenidos que nos dejarán preparados para sacarle el máximo provecho a Google Docs, enseñando también un pequeño truco que nunca está demás.

El detalle, como siempre, después del salto.

Cómo dominar Google Docs – Parte 2

Nota: Si no han leído la primera parte, les recomendamos revisarla en el siguiente enlace.

Contenidos:

En esta segunda parte, veremos:

1. Cómo crear una presentación.
2. Cómo crear formularios.
3. Cómo crear directorios.
4. Cómo crear documentos a partir de plantillas.
5. Cómo exportar documentos.
6. Cómo copiar/pegar en, desde y hacia documentos en Google Docs.

Son bastantes contenidos, así que sin más, vamos, manos a la obra:

1.- Cómo crear una presentación

Las presentaciones en Google Docs, son el equivalente a las que realizamos comunmente en Powerpoint y cumplen la misma función: Asistirnos de manera gráfica en alguna charla, conferencia, clase o proyecto que debamos preparar.

Para crear, debemos hacer lo siguiente:

1.- Vamos a Create new > Presentation en el menú de creación de documentos:

Y tendremos algo como esto:

El cual es el interfaz principal de presentaciones, que se asimila bastante a lo que obtendríamos al trabajar un archivo del mismo estilo en nuestra suite de ofimática preferida. Al lado derecho tenemos la vista principal de cada diapositiva que trabajemos en la presentación y en el lado izquierdo el listado de todas ellas para ir moviéndonos.

Para trabajar en una diapositiva en particular, la seleccionamos al lado izquierdo y luego sobre el lado derecho cambiamos textos o insertamos imágenes de acuerdo a las funciones del menú. Si queremos añadir una nueva diapositiva, solo debemos hacer click con el botón derecho al lado izquierdo y seleccionar New slide.

En el menú Format > Presentation settings podemos seleccionar una plantilla para la presentación o cambiar el fondo si así lo deseamos.

2.- Cómo crear formularios

Esta es una funcionalidad que debo reconocer que antes de la realización de estos tutoriales no había visto o prestado la más mínima atención, pero que sin duda es muy útil. Mediante Google Docs podemos crear formularios, los cuales pueden ser utilizados para la aplicación de encuestas en línea, proporcionándonos una estadística detallada de las personas que contesten las preguntas que plantiemos.

Para crear un formulario:

1.- Vamos a Create new > Form en el menú de creación de documentos:

Y tendremos algo como esto:

En este interfaz podremos administrar todo lo relativo al formulario que estemos creando como definir el título, descripción, editar las preguntas y sus tipos y manejar las opciones. Algunas cosas interesantes para ver, es por ejemplo la edición del tipo de pregunta que realizaremos. Cada pregunta puede ser de un tipo distinto:

O cambiar el diseño del formulario, en la opción Theme:plain que aparece en la parte superior, lo que nos lleva a un selector de plantillas:

O añadir nuevos ítems al formulario, en la parte superior, en la opción Add item:

Y ver las respuestas que ha tenido nuestro formulario:

Adicionalmente, estos formularios podemos distribuirlos de 2 formas, por correo electrónico mediante la opción Email this form en la parte superior o con el enlace generado en la parte inferior de la pantalla, el cual podemos compartir con nuestros contactos.

3.- Cómo crear directorios

Una funcionalidad bastante interesante que fue añadida recientemente a Google Docs es la creación de directorios para organizar nuestros documentos y así poder acceder a ellos de forma mucho más rápida.

Para crear directorios:

1.- Vamos a Create new > Folder en el menú de creación de documentos:

Y nos aparecerá el interfaz para darle el nombre al directorio y guardarlo:

Una vez guardado, nos aparecerá en el menú del costado izquierdo, junto a otros que tengamos:

Si queremos guardar documentos dentro del directorio tenemos 2 opciones: Arrastrar el documento directamente al directorio que está en el menú del lado izquierdo, o bien seleccionar el o los documentos e ir a la opcion Folders del menú de manejo de archivos y seleccionar el directorio destino. De cualquier forma, una vez que guardemos un documento en el directorio, este quedará marcado, indicándonos donde lo almacenamos:

4.- Cómo crear documentos a partir de plantillas

Una gran ayuda que nos proporciona Google Docs es la amplia oferta de plantillas para utilizar en el diseño y formato de nuestros documentos, en caso de que queramos hacer algo diferente y no se nos ocurra como. Actualmente hay un gran número de plantillas proporcionadas tanto por Google como por otros usuarios, ofreciéndonos la posibilidad de subir una por nuestra cuenta para aportar.

Para crear documentos a partir de plantillas, solo debemos:

1.- Ir a Create new > From template en el menú de creación de documentos:

Y tendremos el interfaz de búsqueda de plantillas:

Aquí solo debemos buscar la que mejor se adapte a lo que queremos y selecionarla mediante el botón Use this template.

5.- Cómo exportar documentos

A pesar de que el propósito principal de Google Docs es trabajar los documentos en línea, también nos ofrece funcionalidades de exportación que nos permita tener una copia “física” del mismo y trabajarla en nuestro equipo sin necesidad de estar conectados a Internet.

Para exportar documentos es muy sencillo:

1.- Seleccionamos el documento del interfaz principal y vamos a la opción More actions > Export… Google Docs reconocerá el formato del documento en cuestión y nos presentará las opciones de exportación para la descarga:

Presionamos Continue y podremos descargar el documento en el formato que indiquemos.

6.- Cómo copiar/pegar en, desde y hacia documentos en Google Docs

Y para finalizar esta pequeña saga de Google Docs, un pequeño truco que será muy útil a la hora de trabajar en línea con nuestros documentos, el cual debo reconocer que me dió más de un dolor de cabeza al principio.

A pesar de que cuando estamos trabajando en documentos de Google Docs tenemos la opción de copiar y pegar con el botón derecho del mouse, esto no funciona si queremos pegar desde o hacia fuentes externas, como navegadores o procesadores de texto de escritorio.

Sin embargo la solución es muy sencilla, y solo debemos en vez de utilizar el mouse, copiar y pegar con teclado, mediante los comandos Ctrl + C y Ctrl + V respectivamente.

Este es solo uno de los tantos trucos que hay disponibles para Google Docs. A futuro pensamos hacer una pequeña recopilación de estos y presentarlos todos en un tutorial por si solos, por lo que si conocen alguno que quisieran aportar, o si tienen dudas de lo que hemos visto hoy, los invitamos a dejarnos un comentario a continuación.

Y les recordamos que como siempre, este tutorial ha sido:

Esperamos que esto haya sido de utilidad para Uds.

Muchas gracias por leer y será hasta una próxima oportunidad.