Entre los buenos servicios que la gran G nos ha entregado en el último tiempo, hay uno que muchas veces es visto sin tanta importancia debido a que no “brilla tanto como otros” (ej. Wave) o bien por simple desconocimiento de todas las funcionalidades que presenta, algo que hasta hace poco tiempo me sucedía en lo personal y varios casos que me ha tocado ver.

Sin embargo, Google Docs ha ido en el tiempo consolidándose como un servicio serio y confiable que otorga algunas ventajas particulares para la administración de documentos en línea, convirtiéndose en parte vital de los servicios que han incentivado el concepto de la nube. Es por esto que hoy, en Cómo Lo Hago, traemos una pequeña guía donde enseñaremos el funcionamiento básico del servicio y algunos útiles tips que nunca están demás.

El detalle, como siempre, después del salto.

Cómo dominar Google Docs

Antes de comenzar, vamos con lo primero:

¿Qué es Google Docs?

Es un servicio provisto por Google, en el cual se pueden crear y administrar documentos casi de la misma forma que una suite ofimática (Ej. Microsoft Office), todo en línea a través de un navegador Web. A la fecha el servicio permite la creación, carga, administración y compartición de:

• Documentos de texto.
• Hojas de cálculo.
• Presentaciones.
• Formularios.
• Documentos HTML.
• Documentos PDF.

¿Por qué usar Google Docs?

El servicio en si presenta varias ventajas. Si bien a la fecha no cuenta con absolutamente todas las funcionalidades de Office, si pone a disposición la gran mayoría (y las más importantes). Adicionalmente entre los aspectos que se pueden destacar:

• Portabilidad: Todo el trabajo se realiza en un navegador Web, con posibilidades de importar/exportar archivos desde el escritorio de tu equipo, lo cual permite acceder a los documentos en cualquier momento y lugar, sin necesidad de tener una copia física del mismo.
• Trabajo colaborativo: Uno de los aspectos más importantes, si no el más, es la posibilidad de compartir documentos con otros usuarios y trabajar colaborativamente sobre ellos de forma paralela y en tiempo real. No es necesario que un usuario cierre el documento para que otro trabaje sobre el, sino que ambos pueden estar haciendo cambios en el mismo momento e incluso ver ahí mismo lo que el otro hace.
• Estandarización: Es tremendamente conocido el problema de compatibilidad que versiones de Office presentan entre si (Ej. 2000 – 2003 – 2007) si se trabaja con formatos exclusivos de esa versión. Al trabajar en Google Docs, nos aseguramos que todos puedan ver lo mismo sin problemas, ya que todo el proceso se realiza mediante un navegador Web.
• Unicidad: En contadas ocasiones a todos nos ha ocurrido que al trabajar varias personas sobre un mismo documento se pueden producir confusiones sobre cual es la última versión y cual tiene los ajustes correctos, especialmente si el documento ha sido enviado entre las partes muchas veces. Con Google Docs se evita el problema, al generar una versión única del documento y asegurar que todos esten trabajando sobre ese y solamente ese.

¿Cómo usar Google Docs?

Es bastante sencillo en realidad, al menos el acceso al servicio. Cada cuenta de Gmail, o cuenta Google, automáticamente tiene acceso al servicio bajo los mismos detalles de esa cuenta, por lo que podemos acceder con la misma información en el sitio oficial de Google Docs, o bien acceder a través del enlace correspondiente en la parte superior de nuestro perfil en Gmail.

Dejando eso más claro, y con la intención de que veamos los temas en detalle, hoy cubriremos:

1. Conociendo el interfaz de Google Docs.
2. Creando un documento de texto.
3. Creando una planilla de cálculo.
4. Subiendo documentos.
5. Compartiendo documentos.

Así que sin más, manos a la obra:

1.- Conociendo el interfaz de Google Docs.

Una vez que hacemos ingreso a Google Docs, ya sea mediante su sitio o a través del enlace en Gmail, veremos algo como esto:

En donde:

1. Es la sección de búsqueda de documentos con los que ya hayamos trabajado o hayan compartido con nosotros y de plantillas (algo que veremos más adelante).
2. Menú de creación de documentos con 2 opciones: Crear directamente o subir desde nuestro equipo.
3. Menú de filtros para visualizar los documentos: Todos, de los que soy dueño, los que he abierto, los que he marcado, los que han compartido conmigo, los que he compartido, ocultos, papelera, por tipo y directorios (también lo veremos más adelante).
4. Menú de manipulación de documentos con opciones de: Seleccionar/de-seleccionar todos, compartir, directorios, eliminar, renombrar, destacar, ocultar, marcar como no leído y exportar.
5. Listado de documentos según filtro elegido en el menú indicado en el número 3.

Como es posible notar, el interfaz de Google Docs es bastante similar a Gmail, tanto en su ‘look and feel’ como en su funcionamiento, ya que comparten varias opciones (como eliminar, destacar, ocultar, marcar como no leído, buscar), por lo que la curva de aprendizaje debería ser bastante baja si ya tenemos experiencia manejando nuestra cuenta de correo.

2.- Creando un documento de texto.

Entrando de lleno al uso en sí de Google Docs, veamos como crear un documento de texto. Para esto:

1.- Vamos a Create New > Document en el menú de creación de documentos:

Y tendremos algo como esto:

Ahí comenzamos a trabajar en nuestro documento, dándole formato y ocupando las herramientas tal cual nos encontráramos en nuestro procesador de texto favorito. Al finalizar podemos elegir Save o Save & Close, aunque es bueno mencionar que Google Docs hace un autoguardado de los documentos cada cierto tiempo, así que en caso de que se nos cierre el navegador, no habremos perdido el trabajo realizado. Junto a eso, con cada versión de guardado de este y otros tipos de documentos, se genera un historial al que podemos acceder mediante el menú File > See revision history donde podemos ver todos los cambios que se han realizado, cuando y por quien, así como realizar comparaciones entre las distintas versiones.

Adicionalmente, para renombrar, debemos ir al menú File > Rename y darle el nombre que queramos al documento.

3.- Creando una planilla de cálculo.

El procedimiento es bastante similar a lo anterior:

1.- Vamos a Create new > Spreadsheet en el menú de creación de documentos:

Y tendremos algo como esto:

Una planilla de cálculo bastante similar a las que obtenemos en otras herramientas como Excel, la cual contiene menús para formato, inserción de imágenes y formulas y casi todas las funcionalidades que encontramos en una suite de ofimática de escritorio.

Adicionalmente, en la parte inferior tenemos las opciones para las hojas que puede contener el libro, dándonos opciones para añadir nuevas y administrar las existentes con operaciones como: Eliminar, renombrar, duplicar y proteger hoja.

Al igual que en los documentos de texto renombramos en File > Rename y tenemos las opciones de autoguardado, con su correspondiente historial de modificaciones para poder revisar.

4.- Subiendo documentos.

Junto con la funcionalidad de crear documentos en línea, Google Docs nos permite subir documentos (en los formatos permitidos) desde nuestro propio escritorio, ahorrándonos bastante trabajo si ya tenemos algo hecho que queremos trabajar en línea. Si bien en algunos casos pueden haber algunos problemas de adaptación de formato, en la mayoría no suelen haber grandes problemas.

Para subir:

1.- Vamos al menú Upload en el menú de creación de documentos:

Y nos presentará el interfaz de subida de archivos:

Aquí seleccionamos los archivos a subir haciendo click en el vínculo Select files to upload y luego presionamos el botón Start Upload. Adicionalmente podemos seleccionar un directorio de destino para subir los archivos (veremos directorios en el próximo tutorial) y en la parte inferior podemos leer sobre los límites de formato y tamaños de los distintos archivos que podemos subir.

Una vez subido, tendremos el documento a nuestra disposición en el menú principal para trabajar sobre el.

5.- Compartiendo documentos.

Una de las funcionalidades más útiles e importantes de Google Docs, es la de compartir documentos con otros usuarios, ya sea para que los puedan ver o también para que trabajen sobre ellos.

Compartir un documento es tremendamente sencillo, como veremos a continuación:

1.- En nuestro interfaz principal, debemos marcar el documento que queremos compartir:

2.- Luego vamos a la opción Share del menú y vemos las opciones que nos entrega:

Entre las opciones tenemos:

• Invite people: Podemos invitar a gente para que vea el documento o trabaje sobre el, ingresando sus direcciones de correo electrónico y fijando la opción correspondiente (si son solo espectadores o tienen privilegios de edición).
• Get the link to share: Genera un enlace para compartir con el mundo.
• See who has access: Podemos ver aquí quienes tienen acceso, y de que tipo, al documento.

Como podemos ver, compartir un documento es bastante sencillo y nos permite aplicar medidas de seguridad para asegurar que solo quienes deban trabajar sobre el documento puedan, lo que protege nuestro trabajo y nos permite elaborar colaborativamente de forma tranquila.

Por hoy lo dejaremos hasta aquí, esperando en una próxima edición hablar sobre presentaciones, formularios, plantillas, directorios y más.

Como siempre, les recordamos que este tutorial ha sido:

Cualquier comentario o duda que puedan tener, los invitamos a dejarnos unas líneas en el área habilitada a continuación.

Esperamos que este tutorial haya sido de utilidad para Uds.

Muchas gracias por leer y será hasta una próxima oportunidad.