Cómo generar auto respuesta de vacaciones en tus correos

El mejor momento del año ha llegado: ¡Nos vamos de vacaciones!. Bueno, nosotros no :(, pero si Uds. ¡Yeeeei! \o/

Para todos aquellos que si se van a disfrutar de las playas, sol, cuchuflís, pan de huevo, frío extremo (hay destino variados, ¿no?), hay un aspecto que nunca es bueno descuidar, y es que hacer con todos los correos electrónicos que recibiremos durante esos días. La mejor forma de enfrentar esa situación, es crear una auto respuesta que se envíe a cada persona que nos quiera contactar y así tener todos los casos cubiertos.

Para ver como hacerlo, vamos después del salto.

¿Qué necesito?

• Una cuenta de correo electrónico por Web, o algún cliente de computador (en este tutorial mostraremos como hacerlo en Gmail, Outlook/Hotmail/Live y Microsoft Outlook para Windows y Mac).

¿Cómo lo hago?

En Gmail

1.- Lo primero que debemos hacer es ir a Configuración, como se muestra en la imagen:

2.- Una vez ahí, bajamos hasta la sección Respuesta automática, en donde veremos un formulario que debemos completar con información:

Específicamente, debemos completar:

• Seleccionar “Respuesta automática habilitada”, para que empiece a funcionar (después de que guardemos los cambios).
• Primer día: Ingresamos la fecha a contar de la cual se empezará a enviar esta respuesta automática.
• Último día: Esta parte es opcional, y aquí al marcar, podemos indicar un día en que se desactivará el envío de respuestas automáticas. Si no tenemos claro cuando queremos detener este proceso, podemos dejarlo desmarcado y luego deshabilitar todo de forma manual.
• Asunto: El asunto del correo que se enviará como respuesta automática.
• Mensaje: El contenido del mensaje que se enviará como respuesta automática.
• Enviar respuesta solo a mis contactos: Si marcamos esta opción, la respuesta automática se enviará solo a aquellas personas que tengamos ingresadas dentro de nuestros contactos y no a desconocidos.
• Enviar respuesta solo a las personas de <Organización>: Si nuestro correo pertenece a alguna organización que usa Google Apps, podemos marcar esta opción para que la respuesta automática sea solamente enviada a personas que nos escriban y tengan correo de la misma organización (en este caso aparece Cómo Lo Hago).

Completamos según nuestras preferencias, y guardamos los cambios:

En Outlook/Hotmail/Live

Para el caso de los correos Hotmail/Live/Outlook, el proceso es bastante similar:

1.- Primero vamos a Opciones:

2.- En las opciones, seleccionamos Enviar respuestas automáticas:

3.- Una vez ahí, completamos la información:

Específicamente:

• Enviar una respuesta automática a las personas que te escriban: Esto activará la funcionalidad desde que guardemos los cambios.
• Cuadro de mensaje: Aquí incluiremos el contenido del mensaje que se enviará como respuesta automática.
• Responder solo a tus contactos: Al marcar esta opción, la respuesta automática se enviará solo a la gente que tengamos en nuestros contactos y no a correos desconocidos.

Completamos todo y hacemos click en Guardar.

Esta funcionalidad debe deshabilitarse de forma manual (a diferencia de Gmail que nos da la opción de poner una fecha de término).

En Microsoft Outlook para Windows

Nota: La opción de auto respuesta automática, solo funciona en Outlook si estás utilizando Microsoft Exhange, y no para cuentas IMAP o POP, pero mediante este truco, te mostraremos una forma de “saltar” esto. Las imágenes son de Outlook 2010, pero el proceso es similar en otras versiones.

1.- Lo primero que haremos será crear un mensaje de correo nuevo, y dentro incluiremos el contenido que irá en nuestra “auto respuesta”. Es importante remarcar que el contenido debe quedar como Texto sin formato (esta opción la encontramos en Opciones o Formato de Texto dependiendo de la versión).

2.- Luego seleccionamos Guardar como y escogemos el formato “Plantilla de Outlook”, y le asignamos un nombre a la respuesta tipo. En este caso la llamaremos “vacaciones”.

3.- Con la plantilla creada, vamos a armar una regla de envío. Para esto vamos a Archivo > Reglas y Alertas, o bien Herramientas > Reglas y Alertas, dependiendo de la versión de Outlook que tengamos:

4.- Hacemos click en Nueva regla:

5.- Y marcamos la opción “Aplicar regla a los mensajes que recibo”:

6.- Y luego marcamos “Enviados solo a mi”, para evitar que si venimos copiados en un correo, o hay más integrantes, se envíe la respuesta automática cuando otra persona puede responder de forma normal. Hacemos click en Siguiente:

7.- A continuación vamos a seleccionar “Responder usando una plantilla”, y haremos click en el enlace que se agregará abajo (en el paso 2). Buscamos la plantilla que guardamos inicialmente, y hacemos click en Abrir.

8.- Veremos que abajo queda agregada la ruta de la plantilla, y hacemos click en Finalizar, y luego en Aplicar en la ventana original.

Y con eso tenemos nuestra auto respuesta activada en Outlook.

Como podemos ver, ambos métodos son bastante rápidos y nos permiten dejar una auto respuesta definida para quienes nos contacten dentro de nuestras preciadas vacaciones 😀

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Y como siempre, este tutorial ha sido desarrollado, probado y documentado por el equipo de CLH, por lo que cuenta con nuestro Sello de Garantía:

¡Hasta la próxima!