Actualmente me encuentro realizando mi tercera práctica profesional en la cual me han dado como tarea la de realizar un resumen anual de unos servicios de enlaces de internet y telefonía IP. Al ser anual estamos hablando de al menos unos 4000, si cuatro mil, datos en Excel, los cuales se deben filtrar, ordenar y hacer cálculos respectivos.
Para que este proceso no se haga tan tedioso es que he recurrido a una herramienta que muchos han escuchado pero creo estar en la razón al decir que pocos saben utilizar.
Estamos hablando de las Macros.
Cuando hablamos de una Macro en Excel nos referimos a un lenguaje de programación orientado a aplicaciones. En este caso particular, se utiliza VBA (Visual Basic for Applications) el cual es un lenguaje de programación desarrollado por Microsoft. Excel, al igual que los otros programas de Microsoft Office incluyen el lenguaje VBA.
Imaginen un Robot que conoce todo sobre Excel. Este robot puede leer instrucciones y operar sobre Excel de manera rápida y precisa. Simplemente escribimos un lenguaje que este robot comprenda, para que luego el robot haga el trabajo sucio mientras nos relajamos y tomamos una limonada. Eso es justamente VBA. Un lenguaje en código para robots. Pero Ojo, Excel no viene ni con un robot ni con la limonada. =)
La combinación entre la generación de un código VBA y su posterior ejecución en Excel es lo que se llama una Macro. A fin de cuentas una Macro es un programa el cual contiene un trozo de código de manera que podemos automatizar procesos que el realizarlos a mano nos pueden tomar mucho tiempo.
La palabra Macro proviene del griego makros que significa grande-lo cual podría describir el tipo de pago que podrías recibir por convertirte en un experto en programación de Macros.
Otra cosa que se debe tener en cuenta es que VBA no es lo mismo que VB (Visual Basic), ya que VB es un lenguaje de programación que permite crear programas auto ejecutables (conocidos como archivos EXE). A pesar de que VBA y VB tienen mucho en común, son dos cosas distintas.
La idea de crear una Macro es la de automatizar tareas que son repetitivas o que deben ser desarrollas con frecuencia. Por ejemplo, preparar reportes mensuales de manera que todos los meses podrás presentarle a tu jefe reportes con un mismo formato. Él quedará impresionado por tu consistencia y la gran calidad de tu trabajo, e incluso te promoverá a un nuevo cargo al cual no estás capacitado!!
Lo primero a realizar es hacer visible la lengüeta de “Programador”. Por defecto esta lengüeta viene oculta en Excel 2007. Iremos a Inicio y daremos click en “Opciones de Excel”.
La primera opción es “Más Frecuente” y dentro de ella debemos marcar la opción de “Mostrar Ficha Programador en la cinta de Opciones”. Acá podemos observar como la hemos marcado, que en este caso es la tercera opción. Con ello la lengüeta “Programador” está visible y podemos comenzar a utilizar Macros en nuestro libro de Excel.
Lo que cubriremos en este instructivo es la grabación de Macros. Esto es muy parecido a la grabación de acciones que alguna vez cubrimos en un tutorial de Photoshop.
Con ello nos aparece la ventana “Grabar Macro”.
En “Nombre de la macro” pondremos un nombre representativo (Ojo no puede llevar espacios por lo que si desean pueden usar guión bajo “_” para poner espacios entre palabras), en “método abreviado” pondremos una combinación de teclas como acceso directo (por defecto es CTRL +”algo ”, en mi caso utilizá la tecla Shift o Mayúscula más la tecla N), en “Guardar macro en: ” dejamos igual como está, y en “Descripción” anotamos justamente una descripción de lo que hará la macro.
Damos click en “Aceptar ”. Con ello la grabación de la Macro comienza, por lo tanto todos los movimientos que realicemos dentro del libro de Excel serán grabados.
Esta fórmula muestra la fecha y hora actual.
Esto convierte la fórmula a su valor correspondiente.
¡Felicitaciones! Acabas de grabar tu primera Macro. Esta es una buena oportunidad para llamar a tu madre y contarle las buenas noticias.
Ahora solo nos falta correr la Macro y ver los resultados. Para ello iremos a una nueva hoja de cálculo. Seleccionamos la celda A1.
En la lengüeta de Programador hacemos click en Macros con lo cual se nos abre la ventana que administra las Macros.
Elegimos nuestra Macro, que en este caso es única y le damos click al botón ejecutar. También si prefieren pueden seleccionar la celda A1 y simplemente utilizar la combinación de teclas que configuramos, en este caso Ctrl+Shift+N.
Como observarán se ha pegado la información y se le ha dado el formato de letra en negrita y tamaño 16. Con un simple click o combinación de teclas sin necesidad de anotar el nombre, aplicar una fórmula, copiarla, pegarla, seleccionar ambas celdas y darles formato.
Ahora analicemos el código o lenguaje que se ha grabado.
Para ello podemos dar click en el botón “Visual Basic” de la lengüeta Programador o utilizar la combinación de teclas ALT+F11.
Con ello se nos abre el editor de VBA.
Damos click en el símbolo “+” de “Módulos” de manera de ampliar el árbol de módulos y con ello nos aparecerá “módulo 1” tal como se observa en la fotografía.
Con ello se abre el módulo y podemos obsevar el código que se ha generado.
Los comentarios se pueden anotar anteponiendo el símbolo de apóstrofe (’).
En este caso para explicar el código dejaré comentarios en cada línea.
Sub NombreyTiempo() ‘ NombreyTiempo Macro ‘ Esta Macro anota mi nombre y el tiempo ‘ Acceso directo: Ctrl+Mayús+N Range(“A1”).Select ‘Se selecciona la celda A1 ActiveCell.FormulaR1C1 = “Dexter” ‘En ella se insertará Dexter Range(“A2”).Select ‘Se selecciona la celda A2 ActiveCell.FormulaR1C1 = “=NOW()” ‘Se aplica la fórmula Ahora() que en VBA se anota por su nombre en inglés NOW() Range(“A2”).Select ‘Nuevamente seleccionamos la celda A2 Selection.Copy ‘La selección se copia Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _ :=False, Transpose:=False ‘Se vuelve a pegar pero como pegado especial, en este caso como Valor Range(“A1:A2”).Select ‘Tomamos el Rango desde la celda A1 a la A2 Application.CutCopyMode = False ‘Esta linea no hace nada en particular ya que no estamos ni copiando ni pegando With Selection.Font ‘Con la seleccion antes hecha, entramos a la configuracion de fuentes .Name = “Calibri” ‘Se selecciona el tipo de fuente, en este caso Calibri .Size = 16 ‘Se selecciona el tamaño de fuente, en este caso 16 .Strikethrough = False ‘los siguientes códigos representan otros parámetros que no son necesarios analizar .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ThemeColor = xlThemeColorLight1 .TintAndShade = 0 .ThemeFont = xlThemeFontMinor End With Selection.Font.Bold = True ‘Con la misma seleccion anterior (celdas A1 y A2), aplicamos el formato de Negrita End Sub
Este código lo pueden copiar y pegar en el editor de Macros de Excel, correrlo y funcionará correctamente.
Bueno con esto me despido, espero que les haya gustado.
Y como siempre, este tutorial ha sido
Felices proyectos!!!!!
Para cualquier consulta no duden en escribirnos.
Estaremos felices de responderles y ayudarles en todo lo posible.
Cómo Lo Hago, si se puede, te lo enseñamos.
11:55:56 am
hola buscando informacion sobre macros encontre este sitio el cual me parece muy bueno, y de mucha ayuda, necesito informacion acerca de como realizar una macro para mi nuevo trabajo en una notaria parroquial , para capturar los bautizos, comuniones, etc, e imprimir consultas e informes.
GRACIAS.
7:26:39 pm
hola!! necesito una acesoria de como hacer los macro ya que en mi empresa me pusieron a hacer uno donde se actualicen todas las empresa que yo agrego cada tercer dia como puedo hacerlo.
Gracias!!!
5:45:56 pm
Hola:
Me gustaria ver si me puedes ayudar, tengo un archivo en excel gigante donde tengo que estar trabajando en forma manual realizando la compensaciòn de partidas por ejemplo un valor positivo y negatica (ademas tiene el mismo valor y nª documento,rut) es posible crear una macro que pueda conciliar estas partidas)
espero que me puedas ayudar
de antemano muchas gracias
Saludos
5:50:14 pm
Hola :
me puedes ayudar tengo un archivo gigante donde tengo que compensar partidas por monto. rut y nª doc es posible crear una macro para que esto sea automatico y se pierda tanto tiempo en saberlo en forma manual
desde muchas gracias
1:07:10 pm
Hola, fijate que trabajo en un despacho de contadores y vamos a ver unos estado de cuenta, y balances y esquemas de mayor, me pidieron una macros de estados financieros, se puede hacer esto en excell
1:09:39 pm
Hola, fijate que trabajo en un despacho de contadores y vamos a ver unos estado de cuenta, y balances y esquemas de mayor, me pidieron una macros de estados financieros, se puede hacer esto en excell y si se puede como le hago, se puede combinar con una tabla dinamica?
8:13:11 pm
NECESITO HACER UN ARCHIVO CON VARIA DOCUMETACION ELECTRONICA QUE ME RELACIONE COMO POR EJEMPLO CON ALGUNA NUMERACION O ALGO ASI… COMO PUEDO HACER ESTO???
1:13:18 pm
Buenos dias :
Dexter, no se si me podrias ayudar donde yo trabajo estamos queriendo hacer una prueba de excel avanzado mas complega y que
deberia ser algo que en 1 hora maximo lo podas hacer y pruebe el uso de Macros, Pivot, Tablas Dinamicas, Vlookup. Como me puedes ayudar yo no soy muy experta en excel pero estoy con muchas ganas de aprender a usar esta herramienta
3:30:56 pm
Hola Dexter, quería que me ayudes ha realizar un código VB de excel, te comento.
He realizado un inventario de los equipos de cómputo, y tengo 1 libro de excel con 12 hojas dentro, (placa, procesador, memoria, etc..) y una hoja (la primera) que es donde quiero hacer un código para que cuando elija un nombre de usuario salte todo lo relacionado a ese usuario, es decir que compare la columna de usuario y la fila del usuario correcto, y luego ponga la vista de esa selección. Ayudame please.
4:53:03 pm
Hola, buenas tardes, estoy aprendiendo ha hacer macros en Excle, no tenía idea de como hacerlo, me gustaría aprender mas, pero usando puro código en visual