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Cómo hacer una macro en Excel

por Dexter
Cómo hacer una macro en Excel

Actualmente me encuentro realizando mi tercera práctica profesional en la cual me han dado como tarea la de realizar un resumen anual de unos servicios de enlaces de internet y telefonía IP. Al ser anual estamos hablando de al menos unos 4000, si cuatro mil, datos en Excel, los cuales se deben filtrar, ordenar y hacer cálculos respectivos.

Para que este proceso no se haga tan tedioso es que he recurrido a una herramienta que muchos han escuchado pero creo estar en la razón al decir que pocos saben utilizar.

Estamos hablando de las Macros.

Una pequeña introducción

Cuando hablamos de una Macro en Excel nos referimos a un lenguaje de programación orientado a aplicaciones. En este caso particular, se utiliza VBA (Visual Basic for Applications) el cual es un lenguaje de programación desarrollado por Microsoft.  Excel, al igual que los otros programas de Microsoft Office incluyen el lenguaje VBA.

Imaginen un Robot que conoce todo sobre Excel. Este robot puede leer instrucciones y operar sobre Excel de manera rápida y precisa. Simplemente escribimos un lenguaje que este robot comprenda, para que luego el robot haga el trabajo sucio mientras nos relajamos y tomamos una limonada. Eso es justamente VBA. Un lenguaje en código para robots. Pero Ojo, Excel no viene ni con un robot ni con la limonada. =)

La combinación entre la generación de un código VBA y su posterior ejecución en Excel es lo que se llama una Macro. A fin de cuentas una Macro es un programa el cual contiene un trozo de código de manera que podemos automatizar procesos que el realizarlos a mano nos pueden tomar mucho tiempo.

La palabra Macro proviene del griego makros que significa grande-lo cual podría describir el tipo de pago que podrías recibir por convertirte en un experto en programación de Macros.

Otra cosa que se debe tener en cuenta es que VBA no es lo mismo que VB (Visual Basic), ya que VB es un lenguaje de programación que permite crear programas auto ejecutables (conocidos como archivos EXE). A pesar de que VBA y VB tienen mucho en común, son dos cosas distintas.

La idea de crear una Macro es la de automatizar tareas que son repetitivas o que deben ser desarrollas con frecuencia.  Por ejemplo, preparar reportes mensuales de manera que todos los meses podrás presentarle a tu jefe reportes con un mismo formato. Él quedará impresionado por tu consistencia  y la gran calidad de tu trabajo, e incluso te promoverá a un nuevo cargo al cual no estás capacitado!!

¡Comencemos!

Lo primero a realizar es hacer visible la lengüeta de “Programador”. Por defecto esta lengüeta viene oculta en Excel 2007. Iremos a Inicio y daremos click en “Opciones de Excel”.

La primera opción es “Más Frecuente” y dentro de ella debemos marcar la opción de “Mostrar Ficha Programador en la cinta de Opciones”. Acá podemos observar como la hemos marcado, que en este caso es la tercera opción. Con ello la lengüeta “Programador” está visible y podemos comenzar a utilizar Macros en nuestro libro de Excel.

Lo que cubriremos en este instructivo es la grabación de Macros. Esto es muy parecido a la grabación de acciones que alguna vez cubrimos en un tutorial de Photoshop.

Grabando una Macro

  • Seleccionamos una celda; cualquier celda servirá.
  • En la lengüeta de programador damos click en “grabar Macro”.

Con ello nos aparece la ventana  “Grabar Macro”.

En “Nombre de la macro” pondremos un nombre representativo (Ojo no puede llevar espacios por lo que si desean pueden usar guión bajo “_” para poner espacios entre palabras), en “método abreviado” pondremos una combinación  de teclas como acceso directo (por defecto es CTRL +”algo ”, en mi caso utilizá la tecla Shift o Mayúscula más la tecla N), en “Guardar macro en: ” dejamos igual como está, y en “Descripción” anotamos justamente una descripción de lo que hará la macro.

Damos click en “Aceptar ”. Con ello la grabación de la Macro comienza, por lo tanto todos los movimientos que realicemos dentro del libro de Excel serán grabados.

  • Anotaremos nuestro nombre en una celda
  • Hacemos click en la celda bajo el nombre y anotaremos la siguiente fórmula: =AHORA()

Esta fórmula muestra la fecha y hora actual.

  • Seleccionamos la celda que contiene la fórmula y la copiaremos (Con CTRL+C o en la lengüeta Inicio -> Copiar)

  • En la lengüeta Inicio está el botón Pegar. Si damos Click en la flecha bajo el ícono verán que aparecen más opciones. Elegimos la opción “Pegar Valores”.

Esto convierte la fórmula a su valor correspondiente.

  • Seleccionamos ambas celdas, osea la celda con la fecha y la celda con el nombre.
  • Aplicamos a ambas celdas un formato, por ejemplo “Negrita ” y en el tamaño de la letra ponemos  “16”.

  • Vamos a la lengüeta Programador y detenemos la grabación de la Macro con el botón respectivo.

¡Felicitaciones! Acabas de grabar tu primera Macro. Esta es una buena oportunidad para llamar a tu madre y contarle las buenas noticias.

Ahora solo nos falta correr la Macro y ver los resultados. Para ello iremos a una nueva hoja de cálculo. Seleccionamos la celda A1.

En la lengüeta de Programador hacemos click en Macros con lo cual se nos abre la ventana que administra las Macros.

Elegimos nuestra Macro, que en este caso es única y le damos click al botón ejecutar. También si  prefieren pueden seleccionar la celda A1 y simplemente utilizar la combinación de teclas que configuramos, en este caso Ctrl+Shift+N.

Como observarán se ha pegado la información y se le ha dado el formato de letra en negrita y tamaño 16. Con un simple click o combinación de teclas sin necesidad de anotar el nombre, aplicar una fórmula, copiarla, pegarla, seleccionar ambas celdas y darles formato.

Ahora analicemos el código o lenguaje que se ha grabado.

Para ello podemos dar click en el botón “Visual Basic” de la lengüeta Programador o utilizar la combinación de teclas ALT+F11.

Con ello se nos abre el editor de VBA.

Damos click en el símbolo “+” de “Módulos” de manera de ampliar el árbol de módulos y con ello nos aparecerá “módulo 1” tal como se observa en la fotografía.

Con ello se abre el módulo y podemos obsevar el código que se ha generado.

Los comentarios se pueden anotar anteponiendo el símbolo de apóstrofe ().

En este caso para explicar el código dejaré comentarios en cada línea.

Sub NombreyTiempo() ‘ NombreyTiempo Macro ‘ Esta Macro anota mi nombre y el tiempo ‘ Acceso directo: Ctrl+Mayús+N Range(“A1”).Select ‘Se selecciona la celda A1 ActiveCell.FormulaR1C1 = “Dexter” ‘En ella se insertará Dexter Range(“A2”).Select ‘Se selecciona la celda A2 ActiveCell.FormulaR1C1 = “=NOW()” ‘Se aplica la fórmula Ahora() que en VBA se anota por su nombre en inglés NOW() Range(“A2”).Select ‘Nuevamente seleccionamos la celda A2 Selection.Copy ‘La selección se copia Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _ :=False, Transpose:=False ‘Se vuelve a pegar pero como pegado especial, en este caso como Valor Range(“A1:A2”).Select ‘Tomamos el Rango desde la celda A1 a la A2 Application.CutCopyMode = False ‘Esta linea no hace nada en particular ya que no estamos ni copiando ni pegando With Selection.Font ‘Con la seleccion antes hecha, entramos a la configuracion de fuentes .Name = “Calibri” ‘Se selecciona el tipo de fuente, en este caso Calibri .Size = 16  ‘Se selecciona el tamaño de fuente, en este caso 16 .Strikethrough = False ‘los siguientes códigos representan otros parámetros que no son necesarios analizar .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ThemeColor = xlThemeColorLight1 .TintAndShade = 0 .ThemeFont = xlThemeFontMinor End With Selection.Font.Bold = True ‘Con la misma seleccion anterior (celdas A1 y A2), aplicamos el formato de Negrita End Sub

Este código lo pueden copiar y pegar en el editor de Macros de Excel, correrlo y funcionará correctamente.

Bueno con esto me despido, espero que les haya gustado.

Y como siempre, este tutorial ha sido

Felices proyectos!!!!!

Para cualquier consulta no duden en escribirnos.

Estaremos felices de responderles y ayudarles en todo lo posible.

Cómo Lo Hago, si se puede, te lo enseñamos.

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El culpable de todo esto

Cuenta la leyenda, que si Albert Einstein hubiese sido mujer, se hubiese encontrado con Isaac Newton y hubiesen tenido un hijo, mientras por otro lado MacGyver se hubiese encontrado con la versión femenina de una fusión entre los Cazadores de Mitos, hubiesen tenido una hija, y por afán del destino esos 2 niños se hubiesen encontrado cuando adultos y hubiesen tenido un hijo, ese sería Dexter. Simple, ¿No?. Existen otras teorías respecto a su origen, pero en verdad no quisieramos mentirles… sería una rotería. Bautizado en los barrios populares como ‘El Jackie Chan de la Electrónica’, presenta las más diversas soluciones a los problemas diarios. Es un crack.

En los barrios marginales se le conoce como: Dexter

Comentarios en Facebook

340 Comentarios

  • hola.. si es posible me gustaria q me ayudes con un pequeño proble q tengo… estudio auditoria y como ya sabras es un tanto complicado tener q estar arrastrando los saldos para realizar mis estados finacieros… y para ello he pensado q seria muy interesante si cada q hago un asiento contable en el primer libro entonces en el segundo libro que cree se cree automaticamente mi cuenta de mayor.. y asi sucesivamente para todos mis estados y cuadros.. no se si me puedes ayudar a realizar ese trabajo por favor

  • Hola Dexter.

    Mi consulta es como puedo crear una macros con botones, y listas desplegables

  • hola pregunta
    si necesito con un numero de documento saber la historia de un profesor(nombre apellido DNI CARGO FICHA ETC… en este caso con una macro lo puedo hacer?

  • hola. será k me puedes orientar. sebre como hago para colocar un archivo muy grande k tengo en hoja de datos exel y pasarlo a un formato predeterminado pero k tamabien esta en exel…

  • Dexter realice una macro que busque un rango especifico pero lo que quiero es que luego tres filas para poder realizar otra acción. Como debería ser el comando para que funcione? Muchas Gracias

  • Excelente tema y muy claro, creo que la clave esta en iniciar con cosas pequeñas y no dejar de practicar.

  • buenas noches veo que este trabajo es de 2010 pero hoy 2013 me a servido soy un neófito en esto y me costo entender algunas funciones de excel y cuando por fin logro dar con un poco de entendimiento vi que me faltaba algo para la base de datos que estoy haciendo algunas formulas las comprendo otras no , mi necesidad me mando a ver que era acces y vi que es mas complicado ,recordé que un amigo que es programador lo utilizaba junto con un programa cristal report y disido ver que es este programa y veo que es un pulpo pero pude entender su funcionamiento aunque me costo lo que se refiere a las formulas o el lenguaje que se utiliza para realizar un pequeño programa de comando, después de buscarlo, bajarlo y entender como funciona a modo general este programa por error lo encuentro en excel tanta vuelta… para tenerlo siempre allí… me meto en el y logro montar algo sencillo y cuando le doy guardar me sale que debo tener una macro …bueno me pregunte porque las cosas no pueden ser tan sencillas? y le complican la existencia a uno…ni idea tenia que era eso…busque por todos lados y la mejor explicación que encontré fue la suya …y por medio de esta pude entender que es una macro..mil gracias.

  • Amigo,

    explicas de manera genial.

    Algo se de excel,

    quisiera saber como hago para que al grabar la macro el me guarde la fecha de creacion de la mismo.

    En el 2003 me funcionaba ahora no tengo ni idea como se hace.

  • Hola Dexter
    Tengo una planilla de excel donde tengo los datos de mi stock de lentes de contacto
    Las lentes poseen diferentes tipos de medida (cuatro)
    Curva Base
    Poder
    Cilindro
    Eje
    Cuando me llega el pedido de una lente con todos estos datos me fijo en mi stock si la tengo fabricada sino la pongo a fabricar
    Entonces lo que necesito es poder acelerar el proceso de búsqueda
    ahora lo hago de manera manual por cada lente a buscar en mi planilla de excel 2003
    con el auto filtro personalizado busco; Es mayor o = que y es menor o = que
    Al haber una tolerancia en las lentes 0,50 puedo buscar alguna lente parecida, entonces necesito del resultado de la selección elegirlas de manera manual y borra la lente que saco del stock

    yo había pensado en una Macro que haga el trabajo, pero no la pudo hacer. he hecho otras macros que funcionan 10 puntos.¿se puede hacer una macro con el auto filtro personalizado Es mayor o = que y es menor o = que?

  • HOLA DEXTER me gustaria que me resolvieras una duda, necesito una macro donde pueda ingresar valores(numeros) y estos lo podria separar con una coma talves, pero el chiste es que quiero que me aparescan en una tabla una columna de arriva hacia abajo se podra, grasias,

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