Vamos a aprender algo realmente util, cuando tenemos que escribir una carta igual a varios destinatarios, pero tenemos que cambiar solo algunos datos en cada copia, tenemos la opcion de escribir la carta, copiarla en documentos distintos e ir manualmente reemplazando el dato que se requiere, o podemos Combinar Correspondencia.
Para más informacion y como hacerlo, vamos despues del salto.
Ok, ya que sabemos para que sirve “Combinar correspondencia” y que sabemos nos servira para ahorrarnos bastante y latoso trabajo, vamos a ver como lo hago y para eso como siempre vamos primero con lo que necesitamos.
Larga lista de materiales:
– Word 2003 (se puede con otras versiones pero los menus son distintos)
Ok, luego de la larga lista de materiales vamos a la accion.
1.- Lo primero que tienen que hacer es diseñar la carta en Word, escribiendo en mayusculas los datos que van a reemplazar.
Aqui se ve como se escribieron en mayuscula los datos que queremos reemplazar:SALUDO, NOMBRE Y APELLIDO.
Una vez con esto listo, guardamos el archivo, por asuntos didacticos lo guardaremos como “carta”.
2.- Ok, ahora que tenemos guardado nuestro archivo, creamos un nuevo archivo en insertamos una tabla, para eso vamos el menu Tabla->Insertar->Tabla, saldra una ventana asi:
Como veran, en la ventana salen varias opciones, pero solo tomaremos en cuenta 2: Numero de Columnas y Numero de Filas.
En numero de columnas pondremos una cantidad igual a la cantidad de datos que queremos modificar en cada carta, en este caso son 3: SALUDO, NOMBRE Y APELLIDO.
En numero de filas pondremos la cantidad de cartas que queremos hacer más 1, osea si queremos escribir a 5 personas distintas, pondremos un 6, si queremos escribir a 12 personas distintas, ponemos un 13 y asi hasta la muerte.
Cuando la tabla se haya insertado, la rellenamos de la siguiente manera.
Como veran, en la primera fila ponemos el nombre del dato y de la segunda para abajo, rellenamos con la informacion.
Con esto listo, guardamos el archivo, nuevamente por cosas didacticas lo guardaremos como “bd_carta”.
3.- Con ambos archivos guardados, vamos de nuevo (o abrimos si es que lo cerraron) a carta.doc, abren el documento y van a Herramientas->Cartas y Correspondencia->Combinar Correspondencia, veran que se abre un menu a la derecha de la pantalla, el cual es el primero de 6 pasos.
– En el paso uno eligen la opcion “Carta” y click en siguiente
– En el paso dos eligen “Utilizar Documento Actual” y click en siguiente
– En el paso tres eligen “Utilizar una lista existente” y click en examinar, se abrira una ventana para que escojan el archivo, buscaran donde guardaron “bd_carta.doc”, lo escogen y abrir, se abrira una ventana donde muestran los datos, dejan todo como esta y le dan click en aceptar y click en siguiente
– En el paso cuatro viene lo bueno, tienen que elegir el texto del dato que quieran cambiar y hacer click en “Mas Elementos” en el menu de la derecha, se abrira una cuadro y escojen a que dato pertenece, para hacerlo mas claro, una imagen.
Como ven se selecciono el texto SALUDO y en el ventana que se abrio tambien eligen saludo
Con esto asi, click en insertar y luego en cerrar, hacen lo mismo con NOMBRE y con APELLIDO, cuando vayan haciendo click en insertar el texto quedara entra << >>, por ejemplo SALUDO cambiara a <<Saludo>>.
– En el paso cinco, mostrara como queda la carta, le dan click en siguiente
– En el paso seis hacen click en “Editar Cartas Individualmente” se abrira una ventana asi
Eligen todos y click en aceptar.
Despues de esto, se abrira en un documento nuevo todas sus cartas con los datos respectivos y estamos listos, revisen sus cartas porsiacaso, aunque no deberia haber problema y ya estan listas para ser impresas o enviadas via e-mail o lo que necesiten hacer.
Pueden cambiar mas de 3 datos, pueden ser 5 o 7 o 10 o los que quieras y la cantidad de personas tambien es a su eleccion.
Esperando les sea util,
Me despido
Y recuerden que como todos nuestros tutoriales fue probado por nosotros mismos y cualquier duda o problema, dejen sus comentarios y responderemos con mucho gusto.
5:24:25 pm
me parece de muy buena onda nos saca de apuros cuando no ponemos atencion con el profr
5:41:37 pm
bueno para los q no ponmos atencion en clase
1:42:28 pm
ESTA SUPER VIEN MUCHAS GRASIAS……………………………………………………………………………………………………………BAY
1:49:09 pm
esta muy bien el comentario
11:18:23 pm
ESTO ES LO QUE REALMENTE SE NECESITA EN LA INTERNET, COSAS ÚTILES¡¡¡ GRACIAS¡¡¡¡
7:49:26 am
Buenìsima tu ayuda. Gracias por el paso a paso me sirvio mucho.
7:01:47 pm
muchas gracias la verdad no tenia ni idea pero con estos datos aprendi.
gracias
2:49:31 am
loco eres una vergaa la neta no me acordaba como era pero con este tutorial todo me quedo muy claro gracias
12:22:17 pm
Muchas gracias!!!! Lo habia olvidado completamente…jijij.
2:17:11 pm
una consulta, a la combinacion de documentos en Word se puede adjuntar un documento ?
me refiero a que cuando les llegue el correo, esté, lo escrito personalizado y con documento adjunto?