Ahhhh.. las queridas y nunca bien ponderadas presentaciones. Ya sea cuando estudiamos en el colegio, en la Universidad o bien en nuestros trabajos, en algún momento de nuestras vidas nos vemos enfrentados al tema de tener que dar presentaciones a público sobre diversos temas, algo que muchos aman y otros definitivamente odian.

Si bien no hay una verdad absoluta como enfrentar estos temas, ya que diferentes técnicas y estilos han probado funcionar de buena forma, hay algunos tips y recordatorios muy importantes para minimizar el riesgo de fallar en esos cruciales momentos.

Hoy en CLH, les traemos la primera parte de una serie de consejos a tener en cuenta, los cuales como siempre, pueden encontrarlos después del salto.

Cómo realizar presentaciones

A diferencia de otros tutoriales, aquí no hay implementos necesarios, por lo que entraremos de lleno al contenido separándolo por secciones útiles y consejos que puedan servir.

1.- Las presentaciones: Introducción.

Pues bien, tenemos la fecha y se nos ha informado que debemos dar una presentación a público sobre un tema en particular. Básicamente tenemos 2 opciones: Corremos despavoridos, gritando y entrando en pánico o tomamos el control de la situación y nos proponemos hacer una presentación increible que deje a todo el mundo maravillado. Si se nos ha informado que debemos hacerlo, no hay mucho sentido en correr y gritar, así que mejor decidirse y hacerlo.

¿Y por donde partimos?, Buena pregunta. Lo primero y más esencial que debemos siempre recordar es que el no ser experto sobre un tema no significará que no podemos dar una buena presentación y satisfacer las curiosidades de los asistentes, ya que las claves se encuentran en otros puntos que iremos detallando. Calmándonos a partir de eso podemos pasar al principio, un punto más que esencial: la preparación.

2.- La preparación es la clave

No existe duda alguna, y así podrán afirmarlo hasta los más expertos, de que la preparación es la clave del éxito en cuanto a presentaciones se refiere.

La posibilidad de equivocarnos, de fallar y de caernos siempre está presente en todo orden de cosas. Sin embargo, al preparar de mayor y mejor forma un evento en particular, nos encontramos minimizando ese porcentaje de posibles errores y de cierta forma nos aseguramos de que las cosas que puedan salir mal ya solo sean las que estén fuera de nuestro control.

La preparación de una presentación implica una serie de preguntas, respuestas, investigaciones, conclusiones y especialmente decisiones. Ya veremos porque.

Tan pronto como hayamos recibido la asignación de preparar una presentación a público es cuando empieza nuestro trabajo, ya que siempre es bueno realizar una fase de investigación a fondo y completa sobre una serie de temas, como por ejemplo:

Lugar de la presentación

Es un punto importantísimo, ya que puede influir de sobremanera en la presentación que daremos. Averiguar sobre el lugar que utilizaremos nos permitirá planificar de mejor forma la ubicación de posibles implementos que podamos utilizar, pensar en como movernos a través de este espacio, como será la acústica u otras características del lugar propiamente tal, cuanta gente es posible que quepa, cuan distanciados estarán, si será necesario utilizar implementos para ser escuchado, si alguien tendrá problemas para ver algún tipo de material que llevemos y principalmente definir como será nuestra actuación en terminos de movimientos e interacciones.

El conocer más sobre el lugar nos permitirá anticipar además posibles problemas y minimizar el margen de error sobre situaciones que tengan relación a los puntos antes mencionados.

Formalidad de la situación

Puede parecer obvio, pero muchas veces no lo es. Es de gran importancia averiguar si la presentación que daremos será bajo un caracter formal o informal. ¿Por qué?. Simple. Esto nos permitirá definir bajo que tono expondremos, que recursos visuales y orales podremos utilizar y hasta el tipo de explicaciones que podemos dar.

Presentaciones informales nos entregan cierta holgura sobre términos y recursos que podemos utilizar, lo cual en muchas ocasiones puede servir para ayudarnos a relajarnos un poco o establecer mayor cercanía con nuestro público. El uso de chistes, por ejemplo, es un muy buen recurso, pero que debe ser utilizado con cuidado, ya que si la situación es estrictamente formal, parte del público puede tomarselo de mala forma y eso definir el curso de nuestra presentación.

Cuántos y quiénes asisten

Ahhh, el querido y nunca bien ponderado público. Parte vital de las presentaciones, ya que si nadie asistiese se volvería algo aburrido. Averiguar lo que más podamos sobre cuanta gente asistirá nos ayudará a dimensionar de mejor forma algunas características de nuestra presentación, como por ejemplo cuanto material extra para regalar debemos llevar, como proyectar mejor nuestra voz y apoyo visual para que todos quienes vayan puedan entender con comodidad, como interactuar de mejor forma y muchos otros detalles.

Por otro lado, el saber además de cuántos, quiénes son los que asisten nos permitirá definir características de nuestra presentación que nos ayuden a llegar de mejor forma a nuestro público. Por ejemplo, si dentro de la gente que asistirá existe una persona “X” de la cual nos interesa que la presentación llame su atención, podemos averiguar más sobre esa persona, ver que tipo de cosas ha realizado y adaptar nuestro contenido para que le llegue de forma directa. Además el informarnos de nuestro público nos permitirá realizar referencias que tengan relación con la audiencia o que puedan ser de mayor entendimiento, así como saber a que nos enfrentamos en cuanto a conocimientos y experiencia que los asistentes puedan tener con el tema que trataremos.

Contexto de la presentación

Cuando hablamos de contexto, nos referimos a todos aquellos detalles que rodean de alguna forma la presentación que daremos y que sin duda pueden influir de gran forma sobre su resultado. Pequeñas cosas como el horario de la presentación, quién expondrá antes y sobre que temas, cuanto tiempo dura nuestra charla y las demás nos permitirán adaptar el contenido de la presentación para que llegue de forma efectiva a la gente.

Por ejemplo, si somos el último expositor del día es posible que la reacción de la gente no sea la mejor, lo mismo si nos toca un horario directo después de la hora de almuerzo. Será natural que no obtengamos una gran atención inmediata por lo que al informarnos con antelación de detalles como estos, podremos prepararnos y realizar las modificaciones necesarias para captar la atención de las personas y volverlos interesados en lo que tenemos para decir.

Tipo de presentación

Como todo en la vida, existen distintos tipos de presentaciones y de eso dependerá lo que preparemos desde este punto en adelante. Es esencial saberlo y/o definirlo. En caso de tener dudas, algunos tipos de presentaciones (los más comunes) son:

1. Demostraciones: Básicamente implican el funcionamiento de un producto, servicio, tecnología, etc. con el fin de que la audiencia pueda comprenderlo y principalmente aprenderlo.
2. Persuación: En este tipo de presentaciones se busca convencer al público sobre la conveniencia de un tema en particular con el fin de que lo apoyen.
3. Informativas: Si el objetivo es solamente dar a conocer distintas informaciones o situaciones que afecten un ambiente en particular o bien poner en conocimiento a la gente sobre un tema específico.
4. Interactivas: Si el objetivo es interactuar con la gente, hacerlos participar y realizar una charla o presentación colaborativa entre las partes.
5. Ventas: A pesar de ser llamadas “de ventas” el objetivo de estas presentaciones es lograr la aceptación de una propuesta a realizar.
6. Avances: Se busca informar sobre avances de algún proyecto en desarrollo.

Existen otras, pero la gran mayoría cae dentro de aquellos grupos.

Objetivo de la presentación

Una vez que hemos definido el tipo, podemos pasar a preguntarnos cual es el objetivo de la presentación que haremos y en base a eso podremos preparar el material más efectivo que nos ayude a cumplirlos.

Cuando hablamos de objetivo, es netamente preguntarnos que queremos de esta presentación. Si queremos que la gente aprenda y afirme conceptos de la mejor forma, entonces nuestro material deberá tener ciertas características. Si queremos convencer a la audiencia de decidir en favor de una alternativa, debemos esforzarnos por preparar un material que realmente los haga decidir en ese sentido y así.

¿Por qué hacemos esta diferencia?, porque en algunas ocasiones deberemos presentar en una exposición la misma información de 2 formas distintas, ya que será para 2 objetivos distintos. Por ejemplo si queremos presentar un gráfico para que sea entendido podemos entrar en detalle sobre sus características. En cambio si ese gráfico representa una alternativa que queremos que sea aceptada, debemos adaptar esa misma información y por ejemplo compararla con otras alternativas de forma que se vea mucho más favorable.

En resumen, una vez que hemos definido los objetivos y hemos cumplido los puntos anteriores deberíamos ser capaces de responder las siguientes preguntas para redondear nuestra fase de investigación:

1. ¿Dónde se realizará la presentación?
2. ¿Qué características tiene el lugar?
3. ¿Puede ser manipulado y/o modificado?
4. ¿Cómo aprovechar mejor ese espacio?
5. ¿Qué ventajas puedo obtener?
6. ¿En qué afecta a mi presentación el lugar?
7. ¿Cuánta gente asistirá?
8. ¿Qué tipo de gente va?
9. ¿Cuán preparados e informados estarán sobre el tema?
10. ¿Qué necesitan aprender o saber?
11. ¿La situación es formal o informal?
12. ¿Cual es el horario de la presentación?
13. ¿Cuánto tiempo tengo para presentar?
14. ¿Quién expone antes y después?
15. ¿Cómo reaccionará el público ante los otros expositores?
16. ¿Qué tipo de presentación se debe dar?
17. ¿Cual es el objetivo de la presentación?
18. ¿El público asiste voluntariamente u obligados?
19. ¿Qué tipo de relación tengo con el público?
20. ¿Hay hechos que puedan influir en el ánimo de la audiencia?

Además es muy bueno realizar un listado de equipamiento y/o material que debamos utilizar o que nos pueda ayudar a entregar el mensaje de mejor forma.

Una vez que hemos cumplido con este punto, podemos pasar de lleno a un punto que veremos en el próximo número de esta saga de tutoriales: El Contenido el cual sin duda es vital.

Como siempre, recuerden que este tutorial ha sido:

Cualquier duda o comentario que puedan tener, los invitamos a dejarnos unas líneas en el área habilitada a continuación.

Esperamos que este tutorial haya sido de utilidad para Uds.

Muchas gracias por leer y será hasta una próxima oportunidad.