Hace una semana dábamos comienzo a una nueva saga de tutoriales en Cómo Lo Hago, donde buscábamos adentrarnos en el mundo de las presentaciones, entregando una serie de conceptos y consejos que pueden ser muy útiles al momento de exponer sobre algún tema determinado a un público en particular.

Si recuerdan, en la ocasión pasada no pudimos cubrir todos los temas, debido principalmente a lo extenso de estos, por lo que dejamos prometidas nuevas partes que empezamos a ver desde hoy.

Todo el detalle, como siempre, después del salto.

Cómo realizar presentaciones

Nota: Si no han tenido la oportunidad de leer la primera parte, se los recomendamos para ver los tópicos introductorios. Pueden encontrar el número 1 en este enlace.

Como podrán recordar, en la última edición dejabamos prometido empezar a cubrir un ítem muy importante en el tema de las presentaciones como es el contenido. Sin embargo, cubriremos un pequeño punto antes de entrar de lleno a ese tema:

1.- Preparación vs Improvisación

¿Cómo?, ¿Improvisación?, ¿No pasaron un tutorial entero hablando de cuan importante es la preparación para las presentaciones?, son algunas preguntas que quizás se hagan al leer el título anterior.

Y es que es cierto. La preparación al momento de preparar presentaciones es importantísima. Sin embargo, no es la única forma de operar. ¿A qué vamos con esto?, a lo que cada uno siente o deba sentir.

Existen algunas personas que se sienten más cómodas realizando una preparación exhaustiva sobre todos los posibles detalles que rodeen a una presentación: lugar, contenidos, asistentes, etc. con el fin de dejar la menor cantidad de hechos posibles al azar, lo cual es tremendamente bueno y sin duda minimiza el margen de error de forma considerable.

Pero por otro lado existen otras personas que prefieren dejar algunos detalles al azar y no hacer un seguimiento tan cercano a cada hecho puntual que rodee el tema. ¿La razón?, varias, desde “incentivo personal” hasta el hecho de que hay detalles que por mucho que los preparemos puedan ocurrir de otra forma, lo que derive en tener que reaccionar sobre la marcha y realizar las cosas de otra forma.

¿Cómo saber que elegir?, ahí depende de la preferencia personal de cada uno. Ambos métodos son tremendamente válidos y pueden traer tanto buenos como malos resultados dependiendo de varias cosas que puedan ocurrir, por lo que lo más recomendable es ir adaptándose al estilo que más le acomode a cada uno, desde la preparación completa a la improvisación o bien una mezcla de ambos.

2.- El contenido

Entramos de lleno a sin duda una de las partes más importantes que cubriremos en el proceso de la realización de presentaciones, el contenido.

No existen dudas de que por mucho que nos fijemos hasta en los últimos detalles de todos los temas que hemos visto hasta este punto, no valdrán de nada en el resultado final de nuestras presentaciones si el contenido que presentemos no es el óptimo. Por mucho que nos preparemos y creemos una experiencia sin igual para los asistentes, el material que expondremos en dicha presentación será la clave que determinará el éxito o fracaso de esta, ya que es lo primero que quienes acudan recordarán, además de nunca olvidar que esa es la razón principal por la que asisten.

En lo personal me ha tocado asistir a una serie de charlas de temáticas tremendamente interesantes donde exponen reconocidos personajes que terminan siendo un fiasco debido a un material poco adecuado en muchas de sus aristas. A continuación algunos consejos para no caer en esto:

¿Qué decir y a quién se lo diremos?

Un punto más que importante. La base de una buena presentación, en términos de contenido, se refiere al que hablaremos. No basta con solo definir un tema y pensar que todo está listo, sino que debemos ser conscientes en que ese es solo el comienzo a partir del cual construiremos nuestra exposición.

Lo principal es darnos cuenta de cual es el mensaje principal que queremos transmitir en nuestra presentación y a partir de eso ver como se adapta el tema en particular a nuestra necesidad, definiendo las ideas que apoyarán de mejor forma aquel mensaje y que llegarán de forma más efectiva al público que asistirá con el fin de cumplir nuestro objetivo.

¿Recuerdan que en el número anterior hablábamos de definir nuestro objetivo en la presentación?, eso entra en juego acá también, ya que de eso dependerá tremendamente lo que digamos y que trozos de contenido presentaremos. Adaptación es la clave.

Organización

Una vez que hemos definido el mensaje que queremos transmitir, continuaremos por ver como adaptar de mejor forma el contenido que tenemos para lograrlo, y es ahí en donde entra a jugar la organización, la cual busca definir la mejor forma de presentar el contenido para que sea efectivo y logre el mayor impacto posible sobre nuestra audiencia.

Una forma efectiva, aunque útil dependiendo del objetivo y el tipo de presentación, es siempre comenzar mediante una introducción realizando una presentación de un problema o situación que permita a los asistentes interiorizarse con el tema a tratar y de cierta forma engancharlos con lo que vendrá. Una vez que hemos logrado eso, es bueno presentar una solución a ese problema o situación y finalmente realizar un llamado a la acción o una definición de tareas que involucre a los presentes con el fin de lograr esa solución antes mencionada.

Por otro lado, si nuestra presentación busca hablar de algún producto o servicio,  lo mejor es siempre partir con una introducción al negocio o al mercado en cuestión, con el fin de que todos quienes asisten puedan entender de mejor forma el contexto de lo que se hablará más adelante y luego develar lo que expondremos. De esa forma, nos aseguramos que todos estén familiarizados y puedan relacionar el tema de la mejor forma posible.

La mejor forma dependerá exclusivamente de 2 puntos: el objetivo y el tipo de presentación que damos. En base a eso podemos elegir una organización que nos permita hacer la presentación más efectiva posible.

Los primeros minutos: Ahora o nunca.

Que punto más importante. No es ningún misterio que los primeros minutos de una presentación marcarán lo que venga por delante y el curso que tomará en el interés de nuestros asistentes. Es importante tener en cuenta que el periodo de concentración máxima de las personas dura algunos minutos, luego de los cuales si el tema no es interesante o no está bien abordado, probablemente su nivel de atención vaya decayendo.

Por esto es vital marcar un buen ritmo desde el comienzo y engancharlos con el fin de que no pierdan interés y estén constantemente preguntándose que vendrá después.

¿Cómo?, existen varias formas. Desde iniciar con alguna historia conocida que esté sucediendo actualmente y de alguna forma se relacione al tema (noticias, acontecimientos, etc.) hasta con una anécdota con la que los asistentes se sientan identificados o puedan relacionarse. Incluso algún chiste. Son todas técnicas efectivas que nos permitirán enganchar a quienes acuden y de cierta forma asegurarnos que prestarán la atención suficiente hasta que entremos de lleno a cubrir el contenido.

Más no siempre es mejor

Un clásico, pero clásico error. Es extremadamente común pensar que mientras más contenido incluyamos en una presentación, mejor será esta y más preparados pareceremos. Craso error.

Este es uno de los puntos en donde se debe ser más inteligente, el decidir cuanto contenido incluiremos. Siempre debemos recordar que los tiempos son limitados, por lo que intentar cubrir una cantidad excesiva de contenidos probablemente nos lleve a no poder profundizar lo suficiente en algunos temas, lo cual puede afectar nuestro mensaje y por ende el poder de nuestra presentación sobre los asistentes.

Aquí volvemos una vez más a los puntos que más hemos remarcado: el objetivo. Independiente de lo que intentemos, siempre queremos hacer llegar un mensaje a los asistentes y que estos terminen tan convencidos como nosotros de lo que hablamos, por lo que al momento de definir los contenidos que explicaremos, debemos preocuparnos de seleccionar las ideas que apoyarán de mejor manera nuestros puntos y elegir una cantidad de puntos que cumpla con las características de que no sean muchos y que no podamos detallar, ni tampoco de que sean muy pocos y entremos en mucho detalle.

El objetivo principal de las presentaciones en términos de contenido siempre debe ser el de informar hasta el punto de que el usuario se sienta interesado a averiguar más a fondo en otra ocasión. Nunca debemos pretender entregar un conocimiento completo al respecto ni tampoco generar una discusión profunda ni de alto nivel. Es muy posible que quienes nos escuchan no estén tan familiarizados con el tema como nosotros, por lo que si entramos en mucho detalle y por mucho tiempo, es muy probable que los aburramos y nuestra presentación pierda efectividad.

¿La clave?, solo lo justo y necesario. Poder dar explicaciones con el fin de que la gente entienda y pueda averiguar más si así lo desea, y sobretodo elegir el contenido que apoye mejor nuestro objetivo.

Complejidad del contenido

Como caso personal, recuerdo muchas presentaciones que me ha tocado asistir en mis años de Universidad, y un problema común con el que me topaba en varias de ellas, la complejidad del contenido.

Muchos expositores cometen el error de saber (o creer saber) mucho sobre un tema en particular y por ende sienten la necesidad de exponerlo de una forma tremendamente compleja a los demás, mediante el uso de lenguaje técnico complicado, referencias oscuras, material difícil de entender y explicaciones de un muy alto nivel. Tremendo, pero tremendo error.

Consejo: No por hablar complicado somos más inteligentes ni sabemos más. Un punto que siempre debemos tener en consideración es que la mejor forma de demostrar cuanto sabemos y cuan capaces somos es cuando podemos tomar un tema complejo y explicarlo de una forma simple y dinámica a cualquier persona.

Siempre debemos considerar que en las presentaciones que demos existe gente con todo tipo de conocimientos, desde completos hasta ninguno y es por eso que debemos asegurarnos de que hasta el último de los asistentes pueda entender sin problemas de lo que hablamos. Es sin duda nuestra responsabilidad.

Lógica y secuencia

Cuando estaba en el colegio, hace unos buenos años, un profesor de matemáticas nos dijo: “Las matemáticas son como una escalera, parten de un primer peldaño con temas muy básicos y van incrementando a medida que vamos subiendo. La gracia está en que si hay un peldaño que no entendemos y continuamos subiendo, será imposible que entendamos los siguientes”.

La frase siempre me quedó marcada porque con el pasar del tiempo me he podido dar cuenta que se aplica a muchas más cosas que las matemáticas, como por ejemplo, las presentaciones.

Al preparar el contenido de estas, debemos preocuparnos de la lógica de este y su secuencia de principio a fin. ¿Por qué?

Porque una presentación es un camino que recorreremos con los asistentes en términos de contenido y debemos asegurarnos que ese camino sea lógico, que el “incremento” del material sea concordante a través de los minutos, que haya una razón de porque presentar primero algo y después otra cosa y principalmente de que no lleguemos nunca a un punto de la presentación en el que los asistentes no entiendan algo porque se nos olvidó incluir una explicación previa o un hecho necesario para que entendieran lo que sucede ahora.

Conclusión

La primera responsabilidad de que los asistentes entiendan el tema es nuestra, eso no debemos olvidarlo, y por eso debemos presentar un contenido que además de efectivo para nuestro propósito sea de fácil entendimiento y seguimiento, que tenga lógica y que los asistentes mantengan su atención el mayor tiempo posible.

El contenido es uno de los puntos más importantes de las presentaciones y debemos tratarlo como tal, para lo que dejamos los siguientes consejos:

1. Definir el mensaje que queremos transmitir.
2. Identificar que ideas respaldan de mejor forma ese mensaje.
3. Amoldar el contenido para presentarlo de mejor forma con respecto a nuestro objetivo.
4. Definir la cantidad apropiada de contenido a presentar.
5. Asegurarnos que el contenido sea entendible por todos.
6. Definir que partes del contenido desarrollar a fondo y cuales no.
7. Organizar la presentación.
8. Asegurarnos que los primeros minutos sean atractivos.
9. Asegurarnos que el contenido sea coherente.
10. Al concluir, reiterar la idea principal de la presentación.

Con esto, damos por concluida la segunda parte de esta serie de tutoriales sobre como realizar presentaciones efectivas. En el próximo número continuaremos viendo temas tan importantes como el apoyo visual y distintos materiales entre otras cosas.

Como siempre, este tutorial ha sido:

Cualquier duda o comentario que puedan tener, los invitamos a dejarnos unas líneas en el área habilitada a continuación.

Esperamos que este tutorial haya sido de utilidad para Uds.

Antes de despedirnos, el equipo de CLH quiere tomarse un segundo para dedicar un muy feliz día a todas las madres del mundo.

¡Feliz día mamás!

Muchas gracias por leer y será hasta una próxima oportunidad.